Efektywne rozplanowanie czasu – klucz do sukcesu !
W wielu miejscach pracy panuje przekonanie, że pracownik pracujący dużo i bardzo efektywnie to pracownik dobry. Jeśli również chcemy być opisywani w ten sposób, to przede wszystkim powinniśmy mieć porządny plan działania na każdy tydzień. Jest to szczególnie istotne, jeśli pracujemy w trybie zadaniowego czasu pracy. Jak zatem zaplanować swój grafik na najbliższy tydzień, by osiągać dobre wyniki w pracy, a jednocześnie nie zostawać po godzinach?
Poniedziałkowy chaos Obraz zmartwionego stosem pracy, niewyspanego pracownika, który w poniedziałkowy ranek nie wie, za co się zabrać, jest Ci dobrze znany? Jeśli chcesz z tym skończyć i nauczyć się trzymać rękę na pulsie, to zacznij planować!Po pierwsze zrób porządek w swojej skrzynce mailowej. Według danych pochodzących z Business Insider większość ludzi, którzy stali się rekinami biznesu, przegląda swoją skrzynkę każdego ranka. Jest to dobry początek dnia, dzięki któremu sprawdzisz, jakie zadania na dziś cię czekają oraz zapoznasz się ze wszystkimi istotnymi wiadomościami. Dobrze jest też rzucić okiem na maile z zeszłego tygodnia i upewnić się, czy odpowiedzieliśmy na najważniejsze z nich. Posiadając czystą skrzynkę, łatwiej będzie zrobić porządek w kolejnych zadaniach. Pamiętaj, aby nie stracić zbyt wiele czasu na tym etapie – przegląd poczty powinien być sprawny i niedługi.Dobry grafik W następnej kolejności sprawdź, jakie zadania wykonałeś w zeszłym tygodniu i zanotuj sobie zadania, jakie masz do wykonania w najbliższym czasie. Każde większe zlecenie rozpisz na kilka podpunktów – dzięki temu zyskasz bardziej klarowny obraz tego, co masz do wykonania. Nie zapomnij o tym, aby ustalić priorytety swoich działań. Jak już pewnie zdążyłeś zauważyć, nie zawsze możliwe jest sprostanie dosłownie wszystkim zaplanowanym na najbliższy tydzień zadaniom. Z tego właśnie powodu konieczne jest ustalenie hierarchii zleceń. Nie zostawiaj najważniejszych tematów na piątkowe popołudnie, bo z pewnością czegoś nie zdążysz zrobić. Podczas ustalania priorytetów zwróć uwagę na to, które zadania wymagają zaangażowania grupy osób. Za nie warto zabrać się wcześniej, gdyż planując je, należy wciąż pod uwagę nie tylko swój własny czas. Lista priorytetów to jednocześnie Twoja lista rzeczy do zrobienia, ułożona chronologiczne. Postępuj według tego planu!Teraz ważnym jest ustalenie terminów realizacji poszczególnych zadań. Koniecznie weź pod uwagę pracę innych osób oraz ewentualne opóźnienia. Nie zapominaj, że w środku tygodnia mogą pojawić się niespodziewane zadania lub spotkania – zarezerwuj sobie na nie dodatkowy margines czasu. Dzięki harmonogramowi łatwiej Ci będzie zorientować się, na kiedy będziesz gotowy z najważniejszymi zadaniami oraz kiedy nie trzeba będzie się przesadnie spieszyć. Regularnie używaj kalendarza. Wpisuj tam nie tylko terminy ważnych spotkań, ale też deadlin’y poszczególnych zadań – zarówno te, wyznaczone przez przełożonego, jak i te, które sam sobie ustalisz Będzie to dla Ciebie dodatkowy motywator.Miej wszystko pod kontrolą! To, że w poniedziałek ustalisz harmonogram na najbliższy tydzień, nie oznacza od razu, że z pewnością w środę będzie to odzwierciedlenie Twoich działań. W związku z tym warto cały czas kontrolować swoje działania, sprawdzać priorytety, uwzględniać zmiany i dopasowywać swój plan do zmieniającego się otoczenia.Niezwykle pomocna będzie zatem weryfikacja przeprowadzana pod koniec tygodnia, a dotycząca tego, co udało się zrobić oraz jakie zadania czekają na Ciebie w najbliższym czasie. Zadowolenie, jakie będziesz odczuwać, skreślając kolejne zrealizowane punkty z listy będzie Twoją pierwszą premią.
Poniedziałkowy chaos Obraz zmartwionego stosem pracy, niewyspanego pracownika, który w poniedziałkowy ranek nie wie, za co się zabrać, jest Ci dobrze znany? Jeśli chcesz z tym skończyć i nauczyć się trzymać rękę na pulsie, to zacznij planować!Po pierwsze zrób porządek w swojej skrzynce mailowej. Według danych pochodzących z Business Insider większość ludzi, którzy stali się rekinami biznesu, przegląda swoją skrzynkę każdego ranka. Jest to dobry początek dnia, dzięki któremu sprawdzisz, jakie zadania na dziś cię czekają oraz zapoznasz się ze wszystkimi istotnymi wiadomościami. Dobrze jest też rzucić okiem na maile z zeszłego tygodnia i upewnić się, czy odpowiedzieliśmy na najważniejsze z nich. Posiadając czystą skrzynkę, łatwiej będzie zrobić porządek w kolejnych zadaniach. Pamiętaj, aby nie stracić zbyt wiele czasu na tym etapie – przegląd poczty powinien być sprawny i niedługi.Dobry grafik W następnej kolejności sprawdź, jakie zadania wykonałeś w zeszłym tygodniu i zanotuj sobie zadania, jakie masz do wykonania w najbliższym czasie. Każde większe zlecenie rozpisz na kilka podpunktów – dzięki temu zyskasz bardziej klarowny obraz tego, co masz do wykonania. Nie zapomnij o tym, aby ustalić priorytety swoich działań. Jak już pewnie zdążyłeś zauważyć, nie zawsze możliwe jest sprostanie dosłownie wszystkim zaplanowanym na najbliższy tydzień zadaniom. Z tego właśnie powodu konieczne jest ustalenie hierarchii zleceń. Nie zostawiaj najważniejszych tematów na piątkowe popołudnie, bo z pewnością czegoś nie zdążysz zrobić. Podczas ustalania priorytetów zwróć uwagę na to, które zadania wymagają zaangażowania grupy osób. Za nie warto zabrać się wcześniej, gdyż planując je, należy wciąż pod uwagę nie tylko swój własny czas. Lista priorytetów to jednocześnie Twoja lista rzeczy do zrobienia, ułożona chronologiczne. Postępuj według tego planu!Teraz ważnym jest ustalenie terminów realizacji poszczególnych zadań. Koniecznie weź pod uwagę pracę innych osób oraz ewentualne opóźnienia. Nie zapominaj, że w środku tygodnia mogą pojawić się niespodziewane zadania lub spotkania – zarezerwuj sobie na nie dodatkowy margines czasu. Dzięki harmonogramowi łatwiej Ci będzie zorientować się, na kiedy będziesz gotowy z najważniejszymi zadaniami oraz kiedy nie trzeba będzie się przesadnie spieszyć. Regularnie używaj kalendarza. Wpisuj tam nie tylko terminy ważnych spotkań, ale też deadlin’y poszczególnych zadań – zarówno te, wyznaczone przez przełożonego, jak i te, które sam sobie ustalisz Będzie to dla Ciebie dodatkowy motywator.Miej wszystko pod kontrolą! To, że w poniedziałek ustalisz harmonogram na najbliższy tydzień, nie oznacza od razu, że z pewnością w środę będzie to odzwierciedlenie Twoich działań. W związku z tym warto cały czas kontrolować swoje działania, sprawdzać priorytety, uwzględniać zmiany i dopasowywać swój plan do zmieniającego się otoczenia.Niezwykle pomocna będzie zatem weryfikacja przeprowadzana pod koniec tygodnia, a dotycząca tego, co udało się zrobić oraz jakie zadania czekają na Ciebie w najbliższym czasie. Zadowolenie, jakie będziesz odczuwać, skreślając kolejne zrealizowane punkty z listy będzie Twoją pierwszą premią.
